Cal Newport ist Professor für Informatik an der Georgetown University und Autor. Im März 2021 ist sein aktuelles Werk „A World without Email“ erschienen.

Seine drei bekanntesten Bücher sind „Deep Work“, „So good they can’t ignore you“ und „Digitaler Minimalismus“. Diese gibt es auch schon in deutscher Übersetzung.

In seinem neuen Werk hinterfragt er unseren Lieblingszeitvertreib E-Mail und stellt dabei einige radikale Thesen auf, warum unser Umgang mit dem Medium extrem unproduktiv ist und wie wir hier besser werden könnten.
Ich schätze an Cal Newport sehr, dass er zunächst viele Konzepte verwendet, die uns allen schon sehr bekannt sind. Diese baut er aber dann radikal neu zusammen. Darin liegt immer wieder der Reiz seiner Bücher.

Erster Teil: E-Mail als Schwarmintelligenz

Im ersten Teil von „A World without Email“ beschreibt Cal Newport die negativen Auswirkungen der E-Mail. Das meiste davon ist vielen von uns wohl aus der Praxis schon bekannt. Die Darstellung von Cal Newport ist aber sehr hilfreich, um zu verstehen, warum E-Mail sehr hohe Erwartungen weckt. Die kurzfristigen Erfolge bringen aber langfristige Nachteile.

Die Verwendung von E-Mail erzeugt nämlich eine Schwarmintelligenz, stellt Newport fest. Deshalb wirkt die Methode zunächst extrem überzeugend und sinnvoll. Jeder, der über E-Mail schnell informiert wird und andere informiert, erkennt auf Anhieb die potenziellen Vorteile des Mediums.

E-Mail macht uns unproduktiv und unglücklich

Jeder ist über E-Mail über alles in Echtzeit informiert. Genau inx kurzfristigen Vorteil liegt gleichzeitig der Nachteil des Mediums E-Mail. Bei intensiver Anwendung überwiegen schnell die negativen Effekte. Die bittere Wahrheit ist, dass E-Mails zu dauernden Unterbrechungen der produktiven Arbeit führen und uns so unproduktiv machen. Die dahinter liegende und viel furchtbarere Erkenntnis ist, dass wir uns daran so gewöhnt haben, dass es uns nicht mehr auffällt. E-Mail erzeugt zusätzliche Arbeit und ist frustrierend ineffizient.

E-Mail verselbständigt sich

Peter Drucker hat 1967 gesagt: Der Wissensarbeiter kann nicht in jedem Detail überwacht werden, er muss sich selbst steuern. Diese These gilt es heute zu hinterfragen. Denn: Wenn wir einmal verstanden haben, wie E-Mail funktioniert, dann passiert ein unangenehmer Nebeneffekt. Wir wollen immer über alles informiert werden und dadurch überfordern wir sich in letzter Konsequenz uns selbst und die anderen genau so.

Es kommt sozusagen zur „Tragödie des gemeinsam geteiltes Wissens.“ Kurzfristig verschafft uns der Austausch einen Vorteil. Längerfristig kommt es zu einem Schneeballeffekt, der alle überfordert, weil alle alle Informationen erhalten.

Zweiter Teil: Wie kommt man aus dem Problem E-Mail heraus?

Das Prinzip des Aufmerksamkeitskapital

Für Newport ist klar: Wir haben nur eine begrenzte Aufmerksamkeit zur Verfügung. Deshalb kann unsere Produktivität nur dann deutlich gesteigert werden, wenn wir Workflows nutzen, die die Fähigkeiten des Gehirns nutzen, Informationen mit Mehrwert zu versehen. Diese Aufmerksamkeit sollten wir nicht leichtfertig mit E-Mails vergeuden.

Prozesse

Newport empfiehlt den Einsatz von Prozessen im Büro. Die altbekannte Wahrheit dahinter ist: Prozessmanagement verbessert die Büro-Performance dramatisch. Was von vielen Wissensarbeitern als unnötige Bürokratie abgetan wird, birgt wahrscheinlich den Kern für produktives Arbeiten in sich. Sinnvollerweise werden wiederkehrende Tätigkeiten immer nach der gleichen Methode abgearbeitet. Der Wissensarbeiter:in muss die Methode nicht jedesmal neu erfinden, sondern braucht sich einfach nur exakt an die vorgegebenen Schritte zu halten. So können wir auch viele dieser Schritte automatisieren.

Das Protokoll muss eingehalten werden

Protokolle sind Regeln, die wir uns aufstellen, um uns bei der Arbeit im Büro zu koordinieren.
Es gilt als gesichert, dass es kurzfristig unangenehm ist, solche Regeln zu befolgen. Doch die langfristigen Produktivitätsvorteile sind enorm.

Newport zeigt diese langfristigen Vorteile anhand von vielen Beispielen aus dem typischen Büroalltag. Deshalb können Methoden wie Scrum erfolgreich sein, die eben viel Wert auf solche exakte Vorgangsweisen und Protokolle legen.

Spezialisierung

Auch hier zeigt Newport ein einfaches Prinzip: Im Wissenssektor ist es wahrscheinlich deutlich produktiver, an weniger Dingen zu arbeiten, aber diese mit höherer Qualität und Nachvollziehbarkeit durchzuführen. Weniger ist hier sicherlich mehr.

Zusammenfassung: Ein Mondflug für das 21. Jahrhundert

Die Vision, die Cal Newport in seinem Buch A World without Email skizziert, bleibt bewusst undeutlich: Es ist klar eine Unsitte, E-Mail als Schwarmintelligenz über das vernünftige Maß hinaus zu nutzen. Doch diese Nutzung ist wohl so leicht nicht einzudämmen. Die vorgeschlagenen Lösungen sind sicherlich nicht ausreichend, um die grassierende ineffiziente Kommunikation über E-Mails auszurotten. Aber die Ideen sind da und eine immer größer werdende Minderheit könnte sich gegen ineffiziente Kommunikation organisieren.

Mein Eindruck von A World without Email

Ich schätze Cal Newports Stil. Er nimmt – in guter Tradition – bewusst sehr wenige Ideen und packt diese mit vielen Beispielen voll. So können wir als Leser:innen der Argumentation gut folgen.

Genau so hält er es mit den Lösungsvorschlägen: Diese sind keineswegs ausgereift, sie bleiben skizzenhaft. Und gerade deshalb helfen sie uns vielleicht dabei, unseren eigenen Umgang mit dem Medium E-Mail zu hinterfragen und dadurch zu verbessern.

Daten

Cal Newport, A World Without Email. Reimagining Work in the Age of Overload
Englischsprachige Originalfassung, erschienen bei Portfolio Penguin (4. März 2021)
Taschenbuch : 320 Seiten, 15,3 x 23,4 cm
ISBN-13 : 978-0241341414

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