Das Produktivitätssystem Getting Things Done (siehe meinen Artikel zu GTD) empfiehlt das Prinzip: „Inbox Zero“. Das bedeutet, dass alle Posteingänge (Die „Inbox“) immer leer geräumt werden. Der Vorteil dieser Gewohnheit ist, dass du nicht dauernd dran denken musst, dass du noch E-Mails in deiner Inbox bearbeiten musst.

Stattdessen ist alles an einem definierten Platz und du kannst dich so auf die eine Aufgabe konzentrieren, die gerade dran ist. Du erreichst so besser den Zustand des produktiven Arbeitens oder von „Deep Work“, wie es Cal Newport in seinem bekannten Buch beschrieben hat.

Wie du deine E-Mails besser organisieren kannst

Viele von uns verbringen mehrere Stunden am Tag umd E-Mails zu lesen und verarbeiten mehrere hundert Nachrichten, von denen viele für uns gar nicht relevant sind. Deshalb ist die Optimierung des E-Mail-Workflows eines der Dinge, die dich wirklich produktiver machen können.

Eine strukturierte Vorgangsweise sieht jede E-Mail an und ordnet sie sofort in dein System ein. Nach den Ideen von GTD hat sich die folgende Einteilung bewährt:

Wegwerfen: Die E-Mail ist unnötig

Viele E-Mails kannst du ungelesen wegwerfen, weil sie keine hilfreiche Information beinhalten oder nichts zu tun ist. Zur Beruhigung: Unsere heutigen E-Mail-Mistkübel sind so angelegt, dass wir E-Mails wieder finden können, wenn wir sie doch benötigen. Ich empfehle dir deshalb, lieber zu viel zu löschen als zu wenig.

Archiv: Die E-Mail enthält Informationen, die du später benötigen kannst

E-Mails mit Referenz-Informationen oder erledigte E-Mails haben im Posteingang nichts verloren. Solche E-Mails gehören ins Archiv.
Manche von uns haben dafür ausgeklügelte E-Mail-Archivsysteme mit hunderten von Ordnern, um alles „am richtigen Platz“ zu archivieren. Meine Erfahrung ist, dass es sehr viel Zeit benötigt, ein solches System aufzubauen. Und auch dann weißt du oft nicht mehr, wo du etwas abgelegt hast. Und es benötigt einiges an Zeit, beim Ablegen den richtigen Ordner zu finden.

Seit drei Jahren verwende ich deshalb ein radikal anderes System: Alle E-Mails landen bei mir in einem einzigen Archivordner (mit einer schnellen Wischgeste, ohne Nachdenken) und ich vertraue dann auf die Volltextsuche. Die Erfahrung hat mir gezeigt: Mit dieser Methode spare ich extrem viel Zeit beim Archivieren. Und ich habe bisher alles wiedergefunden.

Auf Termin legen: Die Information in der E-Mail wird später benötigt

Manchmal erhältst du Informationen in einer E-Mail, die du in einiger Zeit bei einem Termin benötigen wirst, die dich bis dahin aber nur ablenkt. Solche E-Mails kannst du „auf Termin legen“. Die meisten modernen E-Mail-Clients haben die Möglichkeit, eine E-Mail bis zu einem bestimmten Termin verschwinden zu lassen.

In die Aufgabenliste: Die E-Mail bedeutet eine Aufgabe oder gehört zu einem Projekt

Das ist einer der häufig diskutierten Punkte. Am besten ist es, E-Mails, die Aufgaben sind, in dein Aufgabensystem zu verschieben. Dazu benötigst du einen E-Mail-Client, der das sauber erledigt und auch in der Aufgabe automatisch eine automatische Referenz auf die E-Mail anlegt. Viele moderne E-Mail-Clients können eine E-Mail durch ein einfaches „Wischen“ ins Aufgabensystem übertragen (Mein Tipp: Probiere in der Apple-Welt einmal Spark oder Airmail aus).
Der Vorteil ist dann: Alle Aufgaben sind an einem zentralen Ort und mit einem Klick bist du wieder in der Original-E-Mail.

Aufgaben, die durch E-Mails entstanden sind, werden natürlich nicht dadurch erledigt, indem du sie woanders hin verschiebst.
Manche von uns neigen nämlich dazu, den E-Mail-Posteingang als „Aufgabenliste“ zu missbrauchen. Der Nachteil davon: Du hast dann zwei oder mehrere Aufgabenlisten, zwischen denen deine Aufgaben verstreut sind. Das lenkt dein Gehirn dauernd ab, weil du dauernd zwischen den Listen hin- und her wechseln musst.

Wenn du aber eine einzige zentrale Stelle für alle Aufgaben hast, dann kannst du dich viel besser auf die Erledigung konzentrieren und bist schlussendlich produktiver.

Sofort beantworten

E-Mails, die eine schnelle Antwort erfordern, kannst du auch sofort beantworten.
Dann ist sie ohne Umweg in deine Aufgaben sofort erledigt und kann gleich archiviert werden. David Allen empfiehlt in „Getting Things Done“ eine Zwei-Minuten-Regel: Alles was in unter zwei Minuten erledigt werden kann, kannst du gleich erledigen. Das gilt auch für E-Mails.

Inbox Zero ist eine Einstellungssache

Ganz wichtig ist der grundlegende Gedanke hinter dem Prinzip: Die Idee von Inbox Zero ist nicht, zu einem bestimmten Zeitpunkt keine E-Mails im Posteingang zu haben. Es ist vielmehr eine Einstellungssache, immer den Posteingang auf Null zu halten.
Wenn du laufend am Erreichen von „Inbox Zero“ arbeitest, wirst du deine Produktivität deutlich steigern können.